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一国内或驻国外主管机关在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上签注、盖印，表示准其出入本国国境或者过境的手续，称之为签证。签证种类可分短期和长期两大类。短期签证包括探亲、访友、商务、短期培训和访问等。长期签证包括留学、家庭团聚、移民等。除了入境签证和过境签证之外，还有一次出入境和多次出入境签证之分，以留学或探亲等为目的申请人入境签证通常为一次出入境签证。
德国、法国、比利时、荷 兰、卢森堡、西班牙和葡萄牙等欧盟七国于1995年3月26日开始实行《申根协定》，凡获得"申根国家"签证者，可由申请前往国出入其他六国国境，无需申请第三国签证。1998年意大利和奥地利也按《申根》规定开放边境。德国驻沪总领事馆办理江苏、浙江、安徽和上海三省一市有关人员的签证申请。德国驻广州总领事馆签发签证的地区限于广东省、海南省和广西壮族自治区。其他省市赴德人员的入境签证，均由在北京的德国驻华使馆办理。
申请人在办理自费赴德国留学签证手续前，需凭护照到德国驻华使馆领取签证申请表（可由他人代领，代领者需携带身份证）。德国驻沪总领事馆每周一至周五早晨8：00前开始接待领取申请签证表的出国人员。如果在申领签证申请表时各种材料已经齐备，可当场预约签证时间，或事后电话预约。签证时将填写完毕的申请表和本人材料等一起送交总领事馆正式办理申请签证手续并接受面试，同时缴纳签证费187元人民币（签证处不找零钱，签证申请者应事先准备好准确金额）。
德国驻沪总领事馆签证处通常每周二、三、四接待已预约的留学签证申请者，签证时要求提交下列有效材料：第一，德国高校或大学预备部的入学通知书。第二，邀请信和经济担保书（Einladung und Verpfichtungseklarung）或自费担保银行存款证明。第三，国内医院体检证明，即健康证明黄皮书（汉英对照或译成德文）。第四，护照。第五，德语水平证明（目前要求800学时左右），对某些申请者，德方还要求提供参加各期德语班的收费证明，如收据或发票等。参加各种业余德语学习班的学员应注意保留有关的收费单据。第六，贴上照片并按要求填写完毕的签证申请表。递交材料时，德方需要第一、二、三、四项材料的原件及复印件各一套，因此申请者应将有关材料多复印一套，留在身边备查。
1996年7月中旬起，德国驻沪总领事馆停止对申请签证者进行德语水平笔试，只进行一般的面试，内容一般包括个人情况、担保情况和专业情况等。根据德方办理留学签证的程序，驻华使领馆的签证机关在受理申请者的正式申请和进行面试后，将有关材料传真发往申请者准备前往的城市的外国人事务管理机关，由后者审核批准再回复。因此，德方规定的从受理到签发的整个程序需5至8周。
由于各种原因，不是每个申请者都能一次申请即获得赴德留学签证。个别申请者在提出申请5周之后会收到拒签通知。根据规定，德方在通知中不对拒签理由作任何说明。在这种情况下，被拒签者可以通过书面方式向有关使领馆进行询问。如果得不到答复或仍被告知不予说明拒签理由，则被拒签者应自己分析拒签原因，如德语水平太低、经济担保额不足或年龄偏大等。除年龄因素外，被拒签者都可以通过努力改变签证的条件，并重新提出签证申请。德国是联邦制国家，各洲在给外国人签发入境签证和居留许可方面有相当大的自主权，各城市的外国人事务管理机构对中国学生自费赴德留学自费担保金的数额和家庭经济状况及资助能力等，都有不同的标准和要求，申请自费留学签证在某一城市被拒绝，并不意味着在其它城市或其它州也将被拒绝。
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